Clarificări referitoare la achiziţia serviciilor de organizare seminarii

28.01.2014

Intrebari:

1. Avand in vedere solicitarea de transport international aerian cat si locatiile solicitate pentru derularea sesiunilor, va rugam sa ne precizati daca vom oferta si transfer persoane specializat de la aeroport pana la locatia de derulare a sesiunilor si retur.
2. Avand in vedere ca pe parcursul documentatiei tehnice si cerintelor exprimate pentru fiecare eveniment, cerinta privind locatia de derulare este exprimata prin “ Valea Prahovei sau jud. Brasov”, va rugam sa ne precizati daca propunerile noastre vor avea in vedere “Valea Prahovei si judetul Brasov” sau, “ Valea Prahovei sau judetul Brasov”.
3. Se solicita: – decont transport participanti care vor proveni judeţele proiectului
Va rugam sa ne precizati judetele proiectului.
4. Se solicita – pranz si cina pentru participanti
Va rugam sa ne detaliati cerinta privind sortimentatia dorita cat si modalitatea de servire ( la farfurie sau in sistem bufet suedez )
5. Fata de cerinta referitoare la echipamentul de sonorizare si cabine de traducere, va rugam sa ne transmiteti detaliile tehnice / cerintele detaliate privind atat necesarul de echipament sonorizare cat si numarul de cabine de traducere ( in si din cate limbi se asigura traducerea simultana ).


Raspunsuri:

1. In ceea ce priveste transferul expertilor de la aeropert la locatiile evenimentelor, la aceasta data nu estimam ca este necesar ca acesta sa fie realizat de catre societatea care asigura organizarea evenimentelor, daca situatia se va schimba la momentul desfasurarii evenimentelor, este posibil sa solicitam acest serviciu suplimentar care poate fi realizat in baza unui act aditional la contractul de prestari servicii. Costurile cu biletele de avion vor fi achitate in functie de costul real, dupa achizitia biletelor, la acest moment este suficienta o estimare.
2. Referitor la locatiile de desfasurare a evenimentelor, ofertantii pot prezenta oferte atat din judetul Prahova (Valea Prahovei) cat si din jud. Brasov, sesiunile de instruire putandu-se desfasura in aceeasi locatie sau in locatii diferite. Este, desigur, acceptata si o singura oferta pentru toate seminariile doar intr-unul din aceste judete. In documentatie se specifica ca ofertantii pot prezenta mai multe variante pentru fiecare eveniment.
3. Judetele proiectului sunt precizate in Documentatia pentru ofertanti la Capitolul 5. Descrierea obiectului contractului
4. In cadrul sesiunilor de instruire, dat fiind faptul ca sunt aprox 20 participanti/serie menu-ul va fi servit „la farfurie”, iar in cadrul conferintei menu-ul va fi de tip „bufet suedez”. In ceea ce priveste continutul, ofertantii vor propune variante de menu care ar trebui sa includa si produse pentru vegetarieni.
5. In ceea ce priveste echipamentul de sonorizare, acesta trebuie sa fie optim pentru sala unde urmeaza a se desfasura evenimentul, pentru un nr. de aprox 70 participanti. Estimam ca va fi nevoie de un nr. de cel putin 3 microfoane fixe si 4 mobile. La acest moment estimam ca traducerea se va efectua doar din romana/engleza – engleza/romana, insa este posibil sa apara necesitatea acoperirii inca unei limbi. In oferta este suficient sa prevedeti o singura cabina de traducere simultana, suplimentarea se va realiza printr-un act aditional la momentul pregatirii evenimentului, daca va fi cazul. Intrebare: La cerintele de calificare si selectie (obligatorii), la licenta de turism , va referiti la licenta unitatii de cazare sau la licenta de turism a agentiei? Raspuns:
Este vorba despre licenta de turism a operatorului economic (agentie de turism) care va intocmi oferta pentru procedura de achizitie a serviciilor de organizare seminarii.
Intrebari:
1. In tabelul cu detalierea serviciilor la nr 1 apare ” 6 sesiuni de instruire pentru 104 functionari publici ” iar in coloana cu detaliere servicii se regaseste ” 6 serii a cate 3 zile, aprox 18 participanti/serie + 2 pers. Staff/proiect/serie ” ceea ce inseamna 120 de participanti, va rugam sa clarificati discrepanta dintre cele doua coloana. Oferta financiara va fi intocmita pentru 104 functionari sau 120 conform detalierii.
2. La cele 6 sesiuni de instruire serviciile de masa, pranz+cina, vor fi asigurate in fiecare zi?
3. Cei din staff vor beneficia de decont de transport ?
4. La cele 3 sesiuni de instruire pentru 60 participanti serviciile de cazare si masa vor fi asigurate si pentru cei din staff? Vor fi asigurate servicii de masa in fiecare zi?
5. Cei 2 experti straini vor beneficia de cazare si servicii de masa? Ce perioada au la dispozitie pentru a confirma participarea? Biletele vor fi emise de catre operatorul economic sau vor fi cumparate de catre ei urmand sa le fie decontat costurile?
6. La cele 9 sesiuni de instruire toti cei 164 de participanti vor beneficia de cazare?
7. Cei 5 experti europeni vor beneficia de servicii de cazare si masa?
8. Se solicita echipament de sonorizare si cabine de traducere, dar nu mentionati numarul microfoanelor, felul acestora, numarul cabinelor si numarul receptorilor pentru traducere. Interpretii sunt in sarcina beneficiarului?

Raspunsuri:
1. La cele 6 sesiuni de instruire vor participa un nr. total de 104 functionari publici (4 sesiuni de instruire cu cate 17 participanti si 2 sesiuni cu cate 18 participanti) plus12 persoane din staff-ul proiectului, respectiv un total de 116 persoane, deci nu exista nici o discrepanta. Va rugam sa intocmiti oferta pentru 116 persoane si sa dati un cost pe participant/zi asa cum se specifica in documentatia de atribuire.
2. Serviciile de masa si pauze de cafea urmeaza a fi asigurate in fiecare dintre cele 3 zile de instruire/serie pentru toti participantii, inclusiv staff. Centrul de Resurse Juridice va transmite furnizorului de servicii lista finala de participanti pentru fiecare eveniment in parte cu minim 2 zile inainte de inceperea evenimentului.
3. Pentru angajatii CRJ nu este nevoie de decont pentru transport.
4. Idem pctul 2.
5. Expertii/expertul straini vor participa doar la 2 dintre cele 9 sesiuni de instruire. Biletele de avion vor fi achizitionate de catre operatorul de turism, iar serviciile de cazare si masa vor fi rezervate dar achitate separat.
6. Daca intrebati de participantii la cele 9 sesiuni de examinare ce vor avea loc in Bucuresti, este posibil ca nr. persoanelor carora li se va asigura cazare sa fie mai mic de 164. La acest moment, nu cunoastem cu exactitate cati functionari publici vor fi selectati sa participe la activitatile proiectului din fiecare judet al proiectului in parte, de aceea va rugam sa intocmiti oferta pentru 164 persoane si sa dati un cost pe participant/zi asa cum se specifica in documentatia de atribuire.
7. Celor 5 experti europeni li se vor asigura serviciile de cazare si masa, acestia fiind inclusi in cei aprox. 45 de participanti pentru care se va rezerva cazare. Centrul de Resurse Juridice va transmite furnizorului de servicii lista finala de participanti pentru conferinta cu minim 2 zile inainte de inceperea evenimentului.
8. In ceea ce priveste echipamentul de sonorizare, acesta trebuie sa fie optim pentru sala unde urmeaza a se desfasura evenimentul, pentru un nr. de aprox 70 participanti. Estimam ca va fi nevoie de un nr. de cel putin 3 microfoane fixe si 4 mobile. La acest moment estimam ca traducerea se va efectua doar din romana/engleza – engleza/romana, insa este posibil sa apara necesitatea acoperirii inca unei limbi. In oferta este suficient sa prevedeti o singura cabina de traducere simultana, suplimentarea se va realiza printr-un act aditional la momentul pregatirii evenimentului, daca va fi cazul. Serviciile de interpretare nu sunt solicitate operatorului de turism.

Intrebari:
1. Vor fi 2 deplasari externe, deci un singur expert. Corect?
2. Nu mi-ati spus daca solicitati receptori la conferinta. Si daca da, care este numarul acestora? Toti participantii vor avea sau doar cei 5 parteneri?
3. Va rog sa-mi spuneti unde sunt postate clarificarile, pentru a verifica daca mai sunt si altele.
4. La cele 3 sesiuni vom oferta pentru un numar de 66 de persoane sau pentru 60 ? Facturare se va face dupa fiecare eveniment?

Raspunsuri:
1. Este posibil sa fie acelasi expert, care va participa la doua sesiuni de instruire, dar la aceasta ora nu stim inca acest lucru. Consideram nerelevant pentru calcularea pretului ofertei acest lucru.
2. Atata vreme cat solicitam cabina de traducere simultana, este evident ca este necesar sa avem receptori si casti pentru toti participantii, aprox. 70.
3. Acestea vor fi postate, atat pe site-ul www.fonduri-ue.ro dar si pe site-ul CRJ, www.crj.ro sectiunea noutati.
4. Asa cum este prevazut in specificatiile tehnice, organizarea acestor sesiuni se va realiza pentru un nr. de 22 participanti/sesiune (20 fuctionari publici si 2 pers. din staff). Este posibil sa intervina modificari la nr. final al participantilor la fiecare sesiune, modificari ce vor fi anuntate prestatorului in timp util. Este foarte important ca oferta generala sa fie insotita de o anexa detaliata a costurilor asa cum se solicita in documentatia pentru ofertanti.
5. Facturarea se va face dupa fiecare eveniment, in functie de graficul de cazare si serviciile utilizate.

Intrebari:
1. Va rugam sa specificati numarul de participanti care vor beneficia de serviciile descrise in judetul Constanta si numarul de participanti care vor beneficia de aceste servicii in judetul Prahova/Brasov, in cadrul Etapei 1 de formare a proiectului, precum si perioadele aproximate de implementare pentru fiecare locatie. Este nevoie de numarul detaliat pe cele doua locatii pentru a prezenta o oferta ferma si reala, intrucat costurile difera in functie de locatie.
2. Va rugam sa clarificati daca, in cazul transportului international faceti referire la orasul Amsterdam (capitala Olandei conform Constitutiei) sau la orasul Haga (locul in care se afla de facto guvernul Olandei).

Raspunsuri:
1. Din cele 6 sesiuni de instruire aferente Etapei 1 de formare, estimam ca 3 sesiuni vor fi organizate in judetul Constanta (in lunile iunie, iulie si septembrie 2014) pentru aprox. 58 de persoane si 3 sesiuni in jud. Prahova/Brasov (in lunile aprilie, mai si octombrie 2014) pentru aprox. 58 persoane.
2. La acest moment de implementare a proiectului nu se cunosc expertii straini ce vor fi invitati la Conferinta internationala din 2015. Am estimat ca vor fi invitati experti din tarile enumerate prin prisma interesului fata de subiectul proiectului/conferintei. Lista expertilor, datele si orele alese pentru zboruri vor fi transmise de catre CRJ prestatorului de servicii in timp util. Costurile cu biletele de avion vor fi achitate in functie de costul real, dupa achizitia biletelor, la acest moment este suficienta o estimare.

Intrebare:
În documentaţia de atribuire specificaţi la Cerinţele de calificare şi selecţie (obligatorii): prezentare “Licenta de turism emisă de autoritatile competente – în copie “conform cu originalul”.
Având în vedere faptul că pentru organizarea de seminarii, cod CPV 799511000-5, operatorul economic trebuie să aibă codul CAEN principal 8230 – Activitati de organizare a expozitiilor, targurilor si congreselor. Aceasta clasa include organizarea, promovarea si/sau administrarea de evenimente, cum ar fi congrese, conventii, conferinte si intruniri, fie ca include sau nu administrarea si asigurarea personalului necesar pentru a opera facilitatile in care au loc aceste evenimente, Consideram a nu fi necesar prezentarea unei licenţe de turism, având în vedere că pentru organizarea de seminarii, operatorul economic nu este obligat de lege să deţină o licenţă de turism.
Numai unităţile – agenţii de turism sunt obligate a deţine un astfel de document.
Cel mult, dacă achizitorul consideră că prin cerinţele de calificare trebuie ca operatorii economici participanţii să prezinte în oferta lor tehnică hoteluri autorizate, pot solicita autorizaţiile de funcţionarea şi/sau autorizaţia sanitar veterinară pentru hotelurile propuse.
Vă rugăm clarificaţi acest aspect.

Raspuns:
In Documentatia de atribuire pentru achizitia de servicii organizare seminarii, s-a solicitat licenta de turism deoarece, serviciile principale necesare a fi acoperite in cadrul contractului ce urmeaza a se incheia cu operatorul castigator sunt, in principal servicii de cazare, masa, transport international si intern etc. Aceste activitati intra in obiectul de activitate al agentiilor de turism si, in conformitate cu legislatia in vigoare, “este interzisă desfăşurarea de activităţi specifice agenţiilor de turism de către operatorii economici fără a deţine licenţă de turism”. Codul CAEN mentionat de Dvs. este aferent /Activitatilor de organizare a expozitiilor, targurilor si congreselor/, respectiv servicii care presupun alte tipuri de activitati decat cele necesare pentru indeplinirea contractului de fata.

WP-Backgrounds by InoPlugs Web Design and Juwelier Schönmann